Hopp til hovedinnhold
Hopp til søkeboks
Hopp over båndkommandoer
Logg på

Innkjøp

  Endret:15.01.2019 14:40

Innkjøp og anskaffelser i Øvre Eiker kommune

Organisasjon

Innkjøpsfunksjonen ligger i kommunens nyopprettede økonomiseksjon. Leif Arne Steingrimsen er seksjonsleder, og innkjøpsteamet består av én innkjøper og én 30 % stilling dedikert til e-handel.

I løpet av 2019 forventes teamet å styrkes ytterligere med én stilling som vil ha ansvaret for å ivareta kommunens interesse mot nytt kommunalt foretak, Øvre Eiker kommunale Eiendom KF, samt mot Eiker Eiendomsutvikling AS.

Rammebetingelser

Kommunen forholder seg til Lov om offentlige anskaffelser (LOA) og Forskrift om Offentlige anskaffelser (FOA) i sitt innkjøpsarbeid.
Trykk på linkene for å lese reglene i sin helhet:
Lov om offentlige anskaffelser (anskaffelsesloven)
Forskrift om offentlige anskaffelser (anskaffelsesforskriften)

Regelverket gjelder når oppdragsgiver inngår vare-, tjeneste- eller bygg- og anleggskontrakter med en verdi som er lik eller overstiger 100.000 kroner ekskl. mva.

De grunnleggende prinsippene i regelverket er:
· konkurranse,
· likebehandling,
· forutberegnelighet,
· etterprøvbarhet og
· forholdsmessighet.

I tillegg har kommunen utarbeidet en anskaffelsesstrategi som legger føringer for arbeidet i perioden 2018-2021.

Les hele dokumentet: Anskaffelsesstrategi 2018-2021

 
Hvordan får jeg solgt varer og tjenester til kommunen?

Kommunen konkurranseutsetter i utgangspunktet alle tjenester og varer som har en verdi over 100.000 kroner.

For anskaffelser under 1.3 millioner kroner sendes en invitasjon ut til tre (3) eller flere leverandører på e-post eller via Mercell. Oppdragsgiver har rett til å velge ut hvilke som skal få en invitasjon. Kommunen har som policy å velge ut lokale leverandører i disse anskaffelser, under forutsetning at det finnes et lokalt leverandørmarked. Det er derfor viktig at lokale leverandører er aktive i å søke opp fagavdelingene for å gjøre oppdragsgiver oppmerksom på at det finnes lokale alternativer. Det er viktig å vise for oppdragsgiver hvorfor akkurat din bedrift fortjener å bli valgt ut. Her er det viktig å vise at man er innovativ eller tilbyr tjenester og varer som har en bedre kvalitet eller pris enn hva andre bedrifter tilbyr.

Anskaffelser som har en estimert verdi over 1.3 millioner kroner, publiseres på Doffin (Database for offentlige innkjøp). Doffin er en nasjonal kunngjøringsdatabase for anskaffelser.

Anskaffelser som har en estimert verdi over 2 millioner kroner, publiseres i den internasjonale kunngjøringsdatabasen TED (Tenders Electronic Daily), men ligger også i Doffin-databasen. Det er derfor viktig å ha et forhold til Doffin i en eller annen form.

Kommunen prøver å gi lokale tilbydere beskjed om at konkurranse har blitt publisert når vi er kjent med at det finnes et lokalt marked. Til tross for dette bør lokale tilbydere også følge med på utlysninger fra det offentlige på Doffin.

Gå til Doffin.no.


Når man finner en publisert anskaffelse i Doffin som man ønsker å gi tilbud på, trykker man på en link og kommer inn i oppdragsgivers KGV (konkurransegjennomføringsverktøy). Øvre Eiker kommunes KGV heter Mercell. Det er gratis å levere tilbud i Mercell.

Tilbyder må huske på å gi sitt tilbud i Mercell (ikke på e-post) og forholde seg nøye til de tidsfrister som oppdragsgiver har satt, for konkurranser som har blitt publisert. Oppdragsgiver har plikt til å avvise for sent innkomne tilbud iht. anskaffelsesreglene.

For konkurranser der man får invitasjon via e-post, er det som oftest greit å sende tilbudet via e-post. For invitasjonskonkurranser er det ikke krav om at oppdragsgiver må benytte seg av KGV. Mercell kan bidra med anbudsvarsling for oppdrag som publiseres både av kommunen og av andre offentlige oppdragivere i Norge og Europa, alt etter ønske. Se informasjonsvideo om løsningen under.

 

Kontrakt og rammeavtaler

Når en vinner er kåret i en konkurranse skrives det en kontrakt mellom oppdragsgiver og en/eller flere leverandører. Kontrakten har til formål å fastsette vilkårene i løpet av kontraktsperioden. En rammeavtale har ofte en avtaleperiode på 4 år, men en kontrakt kan ha en lengre kontraktsperiode.
Når en kontrakt er signert er partene bundet av kontrakten. Det betyr at oppdragsgiver ikke kan gjøre bestillinger hos andre leverandører for de varer og tjenester som man har med leverandøren og leverandøren må levere de varer og tjenester som har blitt avtalt.

Kommunens rammeavtaler/ kontrakt

Nedenfor kan dere se hvilke rammeavtaler/ kontrakt som kommunen er bundet av og for hvilke produkter/ tjenester og når rammeavtalen / kontrakten går ut. Ofte publiseres disse konkurransene i god tid før avtalen går ut slik at kommunen har en ny kontrakt på plass når den gamle går ut.
Oppdragsgiver har lokale rammeavtaler, men er også med i innkjøpssamarbeidet i Buskerud Fylkeskommune (BF innkjøp). I de lokale kontraktene er kommunen ofte prosjektleder for anskaffelsen. Disse anskaffelser kan også utarbeides i fellesskap med andre kommuner eller via ekstern konsulent.
For anskaffelser via innkjøpssamarbeidet vil BF innkjøp forestå konkurransen og de fleste kommuner i fylket er med på disse litt større anskaffelser.

Kommunal innkjøpsportefølje
Innkjøpsporteføljen via Buskerud fylkeskommunes innkjøpssamarbeid

For spørsmål vedrørende den kommunale innkjøpsportefølgen vennligst ta kontakt med vår innkjøper, Kristina H. Bauhr.
Telefon: 909 52 601
E-post: kristina.bauhr@ovre-eiker.kommune.no
 
Klikk her for informasjon vedrørende anskaffelser via BF innkjøpssamarbeid.

E-handel

E-handel er et elektronisk ordresystem som kommunen benytter seg av og som er integrert i regnskapssystemet og gir automatisk fakturamatch mellom ordre og faktura. I det første trinnet vil alle rammeavtaler via BF innkjøp implementeres i portalen. Målet er at alle varer og tjenester etter hvert skal inngå i portalen.
Grunnen til automatiseringen er å effektivisere fakturabehandlingen gjennom å kontere og godkjenne ordren i forkant.

Fakturering

Øvre Eiker kommune tar helst imot EHF-faktura og er registrert i ELMA med org.nr.: 954597482.
Vi tar også imot faktura på e-post: faktura@ovre-eiker.kommune.no
(Kun en fil per e-post og filen må inneholde en fullstendig faktura).
Faktura skal stilles til:
Øvre Eiker kommune
Fakturamottak
Postboks 76
3301 Hokksund

Alle fakturaer skal være merket med bestillernummer i “Deres ref”-feltet. Faktura som mangler bestillernummer vil bli returnert.

Organisasjonsnummer 954597482
Bankkontonummer 2200 07 66058

GLN

Alle virksomheter i kommunen har et GLN-nummer på sin leveringsadresse. Dette bidrar til å redusere feil og misforståelser ved varelevering. I tillegg forenkler det de interne prosessene til leverandørene. 

Klikk her for å se listen over alle eksisterende GLN-numre i kommunen.

For spørsmål vedørende bestilling og e-handel ta kontakt med vår e-handelsansvarlig, Leif Magne Overøye.
Telefon: 32 25 10 25
E-post: leif-m.overøye@ovre-eiker.kommune.no

Kontaktinformasjon

Har du spørsmål eller behov for ytterligere informasjon tar du kontakt med kommunens innkjøpsansvarlig

Kristina H. Bauhr
Mobil: 909 52 601

Opprettet: 14.10.2013 09:58